职场中说到PPT,你会想到什么?

日期:2017-07-03 / 人气: / 来源:模板易

一、职位描述:会做PPT
公司人在应聘时可能并不会把“会做PPT”这条单独拿出来说事,可翻翻简历,大多还都有那条“熟练使用MS Office软件”的个人技能描述。其实,针对有些职能岗位来说,HR说不定还真会在面试时问你一句:你对PPT有多熟练?
从行业来看,咨询、广告、公关等从事第三方服务的机构对PPT尤其看重,而一般公司里,在销售部、市场部、培训部等工作的公司人也需要掌握一定的PPT技能。
客户经理去拜访新客户时,会边播放公司或产品介绍的PPT边做销售;市场部过去多以预算报表为主的活动计划或项目进展总结等,如今也更多使用PPT方式呈现;培训师自己的培训资料不管多复杂,到讲课时,也总离不开用PPT提示思路或者与听众做沟通。
一位担任总经理助理的公司人提及,她的老板喜欢在各种会议上都放映幻灯片作为开头和结尾,开头通常是议程,结尾则是一些具有感召力的个人工作经验总结,希望给下属带来激励。至于会议中间的过程,不管是照本宣科还是自由发挥,他也总要求助理把幻灯片背景弄得“既好看有创意,又不失稳重”。
李治把在职场中制作和使用PPT的经验总结成书,在看似多样的PPT设计、制作步骤之外,她想传递的职场经验也很明显:PPT完全可以反映出制作人的工作态度和能力。她曾提到参加展会时应提前到场,检查场地、设备、调亮屏幕,并应对系统差异准备两个版本,预演播放确认字体和动画没有走形。也正是因为这样的工作态度,她的职场发展始终表现稳定、发挥出色。
虽然并非每个人都有愿望要成为一个PPT达人,并且不少公司人还对PPT怀有爱恨交织的情感,但这并不妨碍我们发挥创意来利用PPT提升自己—不管是否牵涉工作。
曾有一位咨询公司顾问在在线讨论小组里,展示了他所制作的一堆PPT版本的阅读笔记,都是他自己在阅读完一本工具书之后,使用工作中养成的专业资料整理和检索的思维,将一整本书的内容浓缩在一份PPT中。可能很多人会觉得干吗要做PPT给自己看,不过这份被评论为“逻辑强大”的PPT读书笔记真是一种“向自己的展示汇报”。
二、PPT=形象?
在麦肯锡一位前高级董事推荐给对咨询行业感兴趣的学生的书里,有2/3是关于如何制作牛×的PPT。某些行业和公司存在着所谓的PPT文化,即格外强调PPT制作的美观度和专业度,推崇那些在演讲(Presentation)中通过PPT来展示观点或说服他人的表达方式。
如果某个人做的PPT得到大家认可,多少能够反映出他在某些方面的工作能力具有可圈可点之处,或是仔细踏实努力、或是有想法和创意。
不过,仅仅通过PPT得到对个人的认可毕竟还不太容易,不论是老板还是同事可能都会从多个维度去综合评判你的工作能力。但是PPT能够代表公司形象的说法还是被很多人接受,一位专门从事人力资源培训的公司人说到,不少咨询公司和广告公司都会对面向客户的PPT有格外高的标准,虽然其中不少仅被用于合作过程中的沟通而非最后展示,但PPT本身就体现了公司的业务水准和员工素质。即使不是咨询服务类公司,一份带有公司Logo的PPT,对外而言也会被视为代表了公司的形象。
三、PPT=沟通?
那些“演示文稿”们其实很少只起到展示作用。
PPT的主要功能大致分为两种。一种是以做报告为目的,例如项目进展通告、调查结果汇报、工作总结等,这时PPT上的文字还是一些关键信息的描述,最后可以作为资料存档。不过影响报告效果的多半还是公司人在讲解过程中的演讲技巧。另一种是以提建议为目的,比如方案、计划等,这就需要公司人使用大量信息,并利用PPT展示自己的思路,说服或打动目标对象。
在一家电子商务公司担任产品经理的周诚,除了研究行业动态和思考总结等一些“内在修炼”外,其余要和人打交道的部分几乎都离不开PPT:用PPT做方案给老板看;用PPT组织团队会议做头脑风暴;或用PPT告诉团队伙伴他的最新想法;用PPT给一些新人做培训。
在消费品公司从事市场研究的周琪则提到,每次向直属上司汇报工作前,她都会细心研究如何把PPT尽可能做到最简化,但同时又不遗漏要表达的意思,“大家的工作都很多,也都希望尽可能详细地向老板汇报自己都做过哪些事,但提供信息量是一回事,还要站在老板角度考虑,替他节约时间。”
四、PPT=效率?
关于PPT是不是能够提高工作效率,这一点还真的很难下结论。
电子办公刚刚流行起来时,有公司人抱怨那些口头几句话就说得清的东西总被要求落实成Word、Excel,外加来回邮件沟通修改建议数次。现在又常常被要求提供“精美的PPT”,无形中增加了工作量。
但职场中的PPT爱好者数量仍不见消减,而且大有一群将之视作短板而表示一定会下功夫提高技艺的人士在。
任仕达的沈凯认为,强化工作效果才是PPT的主要功能和作用,比如销售人员对新客户做展示的PPT,如果能够在第一次演示时在短时间内就给人留下深刻印象,或许就是为你争取到了下一次深入接洽、探讨合作的机会。相对而言,如果是一厚叠平面宣传资料,通常即使被留下了,被客户再多翻看的几率也很小。
一位在零售行业担任采购经理的公司人提到,有一次他为了争取某个项目合作能够被管理层通过,花了很大力气将预算报表中的项目转化成PPT的要点式表达,又制作了矩形的业态竞争分析图,在图上标注出所需物品对于下阶段市场策略的重要性,再说服主管在例会时留出3分钟让他进行阐释。最后几位老板都挑不出不妥的地方,预算一分不差地被当场拍板。事实上,他的预算报表早就提交过,一直没能得到重视。

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